ようこそALHへ!急遽入社式を延期し、オリエンテーションのみの開催を決断した舞台裏と今

2020.4.10 キョウソウ

――― 2020年3月31日の朝。
4月1日入社式の延期を決断。
その頃、新型コロナウイルス感染拡大が東京を襲っていた。

みなさん、こんにちは。編集部の村上です。

毎年この時期は、年度末の喧騒と新年度の期待が入り混じる頃。

でも今年はいつもと様子が違いました。

ALHでは毎月入社式を実施していますが、4月1日は新卒が入社してくる日です。

そのような期待に胸を膨らませている日がこのような形になるとは思ってもいませんでした。

4月1日入社式延期の判断

2020年4月1日、ALHに82名もの新入社員が入社しましたが、入社式は延期し、新入社員を複数のグループに分けて、時間差を作りながら短時間で入社オリエンテーションだけを開催しました。オリエンテーションが終わったあとは即時帰宅という流れをとりました。


(写真:オリエンテーションに参加する新入社員の一部)


(写真:オリエンテーションの場所も分散して開催)

この4月1日の入社式に向けて、年明け早々から企画・準備を進めてきました。
とにかくウェルカムの気持ちを伝えたい、そう運営メンバー同士が毎日のように口にしながら進めてきました。

しかし、東京では新型コロナウイルスの感染拡大が続き、日々刻々と状況が変化するなかで入社式を開催すべきか、形を変えるべきか、そもそも延期すべきか・・・。

前例のない判断を問われ、周辺の情報収集に奔走しながら何度も何度も計画を練り直し、式のプログラムを作っては方針転換、作っては方針転換を繰り返していました。

前日ギリギリの判断に至ったのも、新入社員のためにもなんとか入社式はやりたいという思いが強かったのが事実です。

しかしながら、新入社員や既存社員、またそのご家族の健康安全を最優先に考えた結果、延期と判断させて頂きました。合わせて、入社後の研修も自宅から参加するリモート研修に全面的に切り替えることに決定しました。

オリエンテーションの準備

入社式が延期と決まれば、必要最低限のオリエンテーション内容を早急に詰め、準備する必要がありました。

1日とも時間がない状況でしたが、検討した結果、内容は労務関連手続きとPC設定の最小限に留めることにしました。
基本的に労務関連手続きもほとんどクラウド化が進んでいるため、当日でないとできなことだけを実施することにしました。

特に、PC設定については、ITという仕事柄、セキュリティを担保することが最重要であるため、どうしても個々のPC設定をセキュアに構築する時間が必要でした。
新入社員には地方から上京したばかりのメンバーも多く、自宅のPCやインターネット環境も十分に整っていないことも想定されたため、必要な時間でした。


(写真:密閉空間にならないように通気して寒さと闘いながらPC設定している様子)

しかしながら、入社式延期、リモート研修の意思決定がなされる前から、東京ロックダウンを想定して大量のPCの準備・キッティング、Pocket WiFiの準備を進めていたことが功を奏しました。
あらゆる可能性を想定して準備を進めてきたチームの機動力を肌で感じました。部署を超えた連携、一体感、そしてスピードに鳥肌が立ちました。本当にやりきりました。


(写真:事前に準備しておいた大量のPC。これでもまだ一部。)

入社オリエンテーションを滞りなく終えられたのも、しっかり準備してきた賜物だと思いますが、それ以上に新入社員のみなさんが本当はたくさんの仲間と盛り上がってコミュニケーションを取りたいにもかかわらず状況を理解して謹んでくれたおかげで無事終えることができました。

事態が終息した頃に、内定式(Harmony Ceremony)の時のような笑顔で溢れる入社式と歓迎イベントを絶対やろうと誓った瞬間でもありました。
1名も欠けることなく全員が来てくれたことを本当に嬉しく思いました。心から歓迎します!

10月1日は何の日!?Harmony Ceremony開催!

2019.10.10

入社後の様子

既存社員からの「ようこそALHへ」という気持ちを十分に伝えきれないまま、入社初日からリモート研修に取り組んでいる新入社員のみなさんですが、私達が思っている以上に元気に活動的にやってくれています!
様々な研修カリキュラムをZoom(Web会議システム)を通して実行できるように運営も工夫しながら日々知識を高めてもらっていますが、どうしても不足しがちなのが先輩後輩、同期同士のコミュニケーションです。


(写真:Zoomを使って自宅でリモート研修をうける新入社員メンバー)

しかし、新入社員自ら社内SNSを通して、先輩社員とコミュニケーションを取ろうと自己紹介記事を書いたり、さっそくチャットメッセージを送ったりと精力的にコミュニケーションを取ってくれています。


(写真:先輩社員や同期とコミュニケーションをとる社内SNSの様子)

私達もこういう事態ですがコミュニケーションのとり方を工夫しながら、新入社員にとって今この時しか無い時間を大切に感じてもらえるよう積極的にコミュニケーションを取っていきたいと思います。
さっそく、先輩社員たちが様々なオンラインイベントを企画してくれています。その様子などは追ってレポートできればと思います!

今回のような記事を書くか迷いましたが、今の「はたらく」をお伝えし、これからはもっともっと楽しい様子をお届けできるよう、ともに乗り越えていきましょう!

そして、みなさん、ようこそALHへ!!

村上勇樹
ALH株式会社 Branding Optimize Unit (通称:BOU)所属
CANTABILE立ち上げ責任者。インハウスエディターとしてコーポレートブランディングの「編集」を担う。
これまでもコーポレート関連WEBサイトの戦略設計・開発ディレクションを担当し、単なるコンテンツ制作にとどまらず、企業価値を高めるためのプロモーション活動の実績を積む。
これからはさらに社内外のリレーションを構築しながら、ALHの「はたらく」を発信する。