オンライン社員総会の舞台裏

今回は、先日開催された、ALH初のオンライン社員総会の舞台裏についてお届けしたいと思います。

事後アンケートなど社員の声を通して様々な振り返りポイントが見えてきたのでその結果と共にお伝えしたいと思います。

総会の様子はこちらの開催レポートをご覧ください。

【総勢800名規模】オンライン社員総会を開催！！

2021.4.30

さて、ALHではこれまで過去にオンライン内定式などオンラインによるコミュニケーションプラットフォームの構築を成功させてきました。
しかし、今回のオンライン社員総会は参加者全員が社員であること、さらに800名を超える規模であることに加え、会社の重要戦略の発信の場であることから、過去に例のないイベント設計をする必要がありました。

そこで、この記事ではどのようにイベント設計を進めたのか、また私たちブランディングチームがどのようにインナーブランディングに取り組んだのかをお伝えしようと思います。

ただのLIVE配信でなく番組を創る

例年の社員総会では、同じ1つの空間に集まり、約4時間という時間を使って、経営戦略共有や社員表彰、飲食を伴う懇親会を実施してきました。

しかし、今年は全社員が自宅や一部オフィスからの参加であることを前提に考えたときに、例年と全く同じものをただLIVE配信してしまうと、視聴している社員は飽きてしまい途中離脱することが想定されました。

というのも、例年通り、八芳園などの会場を貸し切って開催する場合と、オンラインでLIVE配信する場合とでは決定的な違いがあり、それは視聴者側が見るか見ないか選択できてしまうということです。

自宅でひとりで見るという環境であれば、実際にその配信を見るか見ないかは実質自由になってしまいます。
いくら会社からの重要な情報発信があると告知されていたとしても、最終的には視聴者が見るかどうか判断することになるということです。

時間設計とテンポ

1つの仮説として、"オフラインの4時間とオンラインの4時間は違う"と考えていました。
隣に人がいて声をかけられる状態であるオフラインの4時間と、リアクションしても周囲の反応がないオンラインの4時間とでは、全く時間消費の充実度・疲労度が異なるということです。

テレビ番組のように、コンテンツの内容次第で視聴するかどうか判断されることもあるとは思いますが、それ以上に時間を忘れ、集中・没頭できるような進行テンポとタイムテーブルを意識した番組創りに取り組みました。

実際、配信時間は2.5時間で設計し、事後の社員アンケートでは社員の8割程度が集中して参加できた時間設計だったと回答しています。

特に司会進行についてはMCが重要な鍵を握っていると思っていたので、軽快感があってマイクパフォーマンスが上手な社員に進行をお願いしました。

他社の事例では、プロのマイクパフォーマーやタレントを起用してテンポを生み出す会社もあるかもしれませんが、ALHでは社員で実現できるところが、タレント豊富な会社だなと改めて感じました。

MCを務めてくれた方々には綿密なリハーサルから本番のパフォーマンスに至るまで120％で臨んで頂けたことにただただ感謝しかありません。

既視感がなく、進化感の喚起

時間設計ができれば、次はコンテンツ内容です。

コンテンツ内容はとにかく既視感がなく、進化が感じられることで興味喚起を促すことを意識しました。

とは言っても例年通り、中期経営計画や経営戦略を伝えることは必須になるため、まずはこの総会自体に参加してもらうこと、そして経営メッセージを受け取ってもらうことが重要でした。

しかしながら、現実的に中期経営計画や経営戦略に興味があると答えるのは一部の社員に限られ、他人事になりがちなので、それ以外のコンテンツとのバランスをとることですべてのコンテンツに集中してもらえるようにすることも設計するうえで考慮するポイントでした。

ちなみに、事後の社員アンケートでは経営戦略に興味があると答えた社員は半数以上であることがわかりました。

そこで、社員や部署のことを知ってもらうトークバラエティー番組や、視聴者全員が一緒にリアルタイムを共有していると体感できるシステムを使ったクイズ大会、ビンゴ大会などを取り入れることで、興味喚起や集中・没頭を維持できる仕組みにしました。

しかもYouTubeなどにもなく、過去に既視感のない配信システムを使ったことも興味へとつながったと考えています。

なかでも、事後のアンケートでわかったことですが、クイズシステムとクイズ問題について、社員の約80％という圧倒的な支持・好感がありました。

▼クイズシステム

どこかのクイズ番組と似てることは既視感ではなく親近感ということで(笑)

▼ビンゴシステム

コンテンツにおいては、運営側の一方的な発信だけでなく、視聴者側が主導になる時間が相当時間必要であることが再確認できました。

結果的に、視聴データを分析してみるとイベント開始から終了までの間、離脱率が10％未満という高維持率につながったと分析しています。

衣装＆演出

さらに、既視感を感じさせなかったコンテンツのひとつとしてトークバラエティー番組があります。

トークバラエティーでは、社長や上司(ディレクター)の知らない一面を見てもらうことで人柄や部署、チームの雰囲気を広く知ってもらうブランディングへと繋がりました。

また、演者の衣装を統一することで、画面上の一体感を醸成する工夫にも取り組みました。
さらにその衣装を視聴者にもプレゼントする応募企画も番組内で同時並行したことも、画面の中の人と外の人とを結んだ結果になったと考えています。

会社規模が大きくなればなるほど、組織間のセグメンテーションが課題になることがありますが、この番組を通してディレクター同士の関係性を知ってもらうことで部署間連携が図りやすい関係づくりが出来ていることも伝えられたのではないかと思います。

事後のアンケートでは、話しかけてみたいと思う人が見つかったとの回答が半数以上にのぼりました。オンラインでも人と人とをつなぐきっかけづくりができることが証明されました。

コメントなど参加しやすい雰囲気作り

これまで、視聴してもらうために色んな施策を考えてきたことはお伝えしましたが、最後のエッセンスは我が家にいるような安心感を作ることではないでしょうか。

実際は、部署やプロジェクトチームの同僚、または同期同士でZoomやDiscordを繋いで参加する人もいれば、家族と一緒に見ていた人も多かったようです。

工夫した点としては、自由にコメントできる機能や、いいねなどのスタンプ機能も実装されているシステムを利用したことや、予め参加するときの姿勢や態度についても伝えたり、家族と一緒に参加OKと促していたり、クイズコーナーでは子供向けの問題を用意したりと、とにかくひとりじゃないという空気づくりは意識しました。

事後の社員アンケートでは、クイズやビンゴで景品が当たったときは、一緒に視聴していた仲間ととても盛り上がれたという回答もあり、視聴していた側の雰囲気もたくさん伝わってくる回答が多かったので、運営側としてとても安心しました。

▼視聴画面(コメント・いいね数がスゴイ！)

会社組織がさらに大規模になっても、ALHのブランディングの屋台骨でもある相互コミュニケーションへの投資は、惜しみなくアップデートし続けていきます。

以上、総会の舞台裏をお届けしました。

総会に関わって頂いたみなさんに感謝するとともに、次の総会では更に進化を遂げた姿を届けられるよう、すでに次期構想は始まっています。

次回もどうぞご期待ください！！